Rosnąca liczba zamówień to oczywiście pożądana sytuacja w każdej firmie. Jednak oprócz wzrostu obrotów bardzo często wiąże się ona z ujawnieniem ograniczeń w zakresie własnego zaplecza logistycznego.
NIewystarczająca powierzchnia magazynowa, rosnące koszty, pomyłki podczas kompletacji czy opóźnienia w dostawach to sygnały, że dotychczasowy model działania przestaje działać.
W takiej sytuacji warto rozważyć outsourcing logistyczny, czyli przekazanie części lub całości procesów operatorowi logistycznemu. Warto podkreślić, iż nie jest to rozwiązanie przeznaczone wyłącznie dla największych firm. Outsourcing logistyki to także szansa dla rozwijających się firm, które chcą obsługiwać większą liczbę zamówień, bez inwestowania we własne magazyny, flotę, systemy informatyczne i dodatkowy zespół.
Na czym polega outsourcing logistyczny?
Outsourcing logistyczny polega na powierzeniu zewnętrznemu operatorowi określonych czynności związanych z przepływem towarów. Partner logistyczny typu 3PL może odpowiadać między innymi za przyjęcie dostaw, magazynowanie, kontrolę zapasów, kompletowanie zamówień, pakowanie, dystrybucję, transport oraz obsługę zwrotów.
Zakres współpracy dopasowywany jest w sposób indywidualny. Niektóre firmy przekazują operatorowi wyłącznie magazynowanie i wysyłkę zamówień. Inne decydują się na pełną obsługę, od przyjęcia produktów do magazynu po dostarczenie przesyłki do odbiorcy.
Dzięki temu przedsiębiorstwo może skoncentrować się na sprzedaży, rozwoju oferty, marketingu oraz obsłudze klientów, podczas gdy codzienne operacje logistyczne realizuje wyspecjalizowany partner.
Kiedy outsourcing logistyki zaczyna się opłacać?
Nie istnieje jeden poziom sprzedaży, po którego osiągnięciu każda firma powinna przekazać logistykę operatorowi. Decyzja zależy między innymi od liczby zamówień, rodzaju produktów, sezonowości sprzedaży, dostępnej powierzchni, kosztów zatrudnienia oraz oczekiwanego tempa rozwoju.
Można jednak wskazać kilka wyraźnych sygnałów świadczących o tym, że utrzymywanie wszystkich operacji wewnątrz firmy staje się coraz mniej efektywne.
Firma przestaje nadążać za zamówieniami
Jednym z najważniejszych sygnałów jest trudność z terminową realizacją rosnącej liczby zamówień. Problem może pojawić się zarówno w wyniku stałego wzrostu sprzedaży, jak i podczas okresowych szczytów popytu.
Własny magazyn ma ograniczoną powierzchnię, a liczba pracowników i dostępnych pojazdów nie może być zwiększana z dnia na dzień. W rezultacie tworzą się opóźnienia, przesyłki czekają na kompletację, a zespół pracuje pod coraz większą presją.
Operator logistyczny dysponujący odpowiednią infrastrukturą może elastycznie zwiększać skalę obsługi. Pozwala to sprawniej reagować na sezonowe wzrosty sprzedaży, akcje promocyjne oraz nagły napływ zamówień bez konieczności samodzielnej rozbudowy zaplecza.
Koszty własnej logistyki szybko rosną
Prowadzenie logistyki we własnym zakresie wiąże się z większą liczbą kosztów, niż może się początkowo wydawać. Oprócz wynajmu magazynu należy uwzględnić wyposażenie, regały, urządzenia do pakowania, wagi, drukarki, materiały opakowaniowe, oprogramowanie, wynagrodzenia pracowników oraz koszty transportu.
W przypadku własnej floty dochodzą również wydatki na zakup lub wynajem pojazdów, paliwo, ubezpieczenie, serwis oraz zatrudnienie kierowców.
Dlatego ocena opłacalności outsourcingu nie powinna polegać wyłącznie na porównaniu ceny usługi operatora z czynszem za magazyn. Konieczne jest zestawienie wszystkich kosztów obecnego modelu z pełną ofertą 3PL. Należy również uwzględnić czas pracowników oraz kadry zarządzającej przeznaczany na organizowanie wysyłek, kontrolę stanów magazynowych i rozwiązywanie problemów operacyjnych.
Współpraca z operatorem może umożliwić zmianę części kosztów stałych na koszty zależne od rzeczywiście wykorzystanych usług. Przy mniejszej liczbie zamówień zakres obsługi jest niższy, natomiast w okresie wzrostu operator zwiększa dostępne zasoby.
Zaczyna brakować powierzchni magazynowej
Rozwój sprzedaży wymaga utrzymywania większych zapasów. Z czasem dotychczasowa przestrzeń może przestać wystarczać, szczególnie gdy firma zwiększa liczbę produktów lub zamawia większe partie towaru.
Samodzielne rozwiązanie tego problemu oznacza zazwyczaj wynajem większego obiektu, zakup wyposażenia i zatrudnienie kolejnych pracowników. Jest to kosztowna decyzja, która ogranicza elastyczność przedsiębiorstwa.
Operator 3PL może zapewnić powierzchnię dostosowaną do aktualnej skali działalności. Firma nie musi wówczas planować zapasów wyłącznie na podstawie dostępnego miejsca we własnym obiekcie. Może również zwiększać stany magazynowe przed sezonem lub akcją sprzedażową bez konieczności trwałego powiększania infrastruktury.
Logistyka pochłania zbyt dużo czasu
Kompletowanie zamówień, drukowanie dokumentów, przygotowywanie przesyłek, kontakt z przewoźnikami i kontrolowanie zapasów to zadania powtarzalne, ale czasochłonne. W małej skali mogą być wykonywane przez własny zespół. Wraz ze wzrostem sprzedaży zaczynają jednak ograniczać możliwość zajmowania się kluczowymi obszarami działalności.
Jeżeli osoby odpowiedzialne za rozwój firmy poświęcają większość dnia na rozwiązywanie problemów magazynowych i transportowych, logistyka przestaje pełnić funkcję wspierającą. Staje się barierą dla dalszego wzrostu.
Przekazanie operacji zewnętrznemu partnerowi pozwala uwolnić zasoby potrzebne do rozwijania produktów, pozyskiwania klientów, prowadzenia sprzedaży oraz zarządzania finansami.
Rośnie liczba błędów i reklamacji
Wzrost obciążenia magazynu często prowadzi do pomyłek. Mogą one obejmować wysłanie niewłaściwego produktu, błędnej liczby sztuk, nieodpowiednie zabezpieczenie przesyłki albo przekroczenie deklarowanego terminu realizacji.
Ryzyko wzrasta szczególnie wtedy, gdy firma oferuje wiele wariantów produktów i zarządza dużą liczbą indeksów magazynowych. Ręczna kontrola zapasów oraz kompletacja bez odpowiedniego wsparcia systemowego stają się wówczas coraz trudniejsze.
Doświadczony operator wykorzystuje oprogramowanie do zarządzania magazynem i zamówieniami oraz wypracowane procedury kontroli. Może to ograniczyć liczbę pomyłek, poprawić dokładność stanów magazynowych i ułatwić bieżące monitorowanie realizowanych operacji.
Ma to bezpośredni wpływ na doświadczenie klienta. Nieterminowe dostawy, uszkodzone opakowania czy błędnie skompletowane zamówienia mogą prowadzić do reklamacji i negatywnych opinii, które osłabiają wiarygodność marki.
Własna technologia nie wystarcza
Wraz ze wzrostem liczby zamówień rośnie znaczenie dostępu do aktualnych danych. Firma powinna wiedzieć, ile produktów znajduje się w magazynie, na jakim etapie jest realizacja zamówienia i czy przesyłka została już przekazana przewoźnikowi.
Samodzielne wdrożenie zaawansowanych systemów zarządzania magazynem, zamówieniami i śledzeniem dostaw wymaga inwestycji oraz odpowiednich kompetencji technicznych. Operator logistyczny zazwyczaj posiada już infrastrukturę wykorzystywaną do obsługi wielu klientów.
Przed rozpoczęciem współpracy należy jednak sprawdzić, czy rozwiązania technologiczne operatora mogą zostać zintegrowane z systemami sprzedażowymi, magazynowymi i księgowymi przedsiębiorstwa. Sam fakt posiadania rozbudowanego oprogramowania nie wystarczy, jeżeli wymiana danych będzie utrudniona.
Wysyłki są zbyt drogie lub trwają za długo
Przedsiębiorstwo wysyłające stosunkowo niewielką liczbę przesyłek ma ograniczone możliwości negocjowania warunków współpracy z przewoźnikami. Operatorzy realizujący znacznie większe wolumeny mogą korzystać z innych stawek i sprawniej dobierać usługę do rodzaju przesyłki.
Znaczenie ma również lokalizacja magazynu. Obiekty położone w pobliżu ważnych węzłów transportowych i centrów dystrybucyjnych mogą ułatwiać szybsze przekazywanie paczek do przewoźników.
Outsourcing warto więc rozważyć, gdy koszty transportu zaczynają istotnie zmniejszać marżę albo gdy czas dostawy wypada niekorzystnie w porównaniu z ofertą konkurencji.
Firma planuje wejście na nowe rynki
Rozpoczęcie sprzedaży w innych krajach oznacza konieczność organizowania transportu międzynarodowego, przygotowywania odpowiedniej dokumentacji oraz współpracy z lokalnymi sieciami dostaw.
Operator posiadający doświadczenie w obsłudze danego kierunku może ułatwić rozpoczęcie sprzedaży bez otwierania własnego magazynu za granicą. Pozwala to ograniczyć początkowe inwestycje i sprawdzić potencjał nowego rynku przed podjęciem decyzji o budowie własnych struktur.
Przy wyborze partnera należy zweryfikować, czy posiada on doświadczenie w obsłudze konkretnych produktów, krajów oraz tras transportowych. W przypadku towarów wymagających określonych warunków przechowywania lub przewozu trzeba również potwierdzić dostępność odpowiedniej infrastruktury.
Jak ocenić rzeczywistą opłacalność outsourcingu?
Podstawą decyzji powinno być porównanie dwóch kompletnych modeli kosztowych. Po stronie logistyki własnej należy uwzględnić wszystkie wydatki związane z powierzchnią, wyposażeniem, personelem, technologią, pakowaniem, transportem i zarządzaniem procesem.
Po stronie outsourcingu trzeba przeanalizować sposób naliczania opłat. Operator może stosować między innymi stawki za zajętą powierzchnię, przyjęcie dostawy, składowanie, skompletowane zamówienie, wykorzystane materiały, dodatkowe czynności oraz wysyłkę.
Oferta powinna jednoznacznie wskazywać:
- jakie usługi obejmuje przedstawiona cena,
- za jakie czynności naliczane są dodatkowe opłaty,
- w jaki sposób rozliczane są okresy wzmożonej sprzedaży,
- jakie są warunki zmiany skali obsługi,
- na jakich zasadach rozliczane są usługi niestandardowe.
Najniższa stawka nie zawsze oznacza najkorzystniejszy wybór. Istotna jest łączna wartość współpracy, obejmująca również niezawodność, dostępność technologii, możliwość obsługi wzrostu oraz jakość komunikacji.
Jak wybrać operatora logistycznego?
Proces wyboru warto rozpocząć od dokładnego określenia potrzeb. Firma powinna znać średnią i maksymalną liczbę zamówień, sezonowość sprzedaży, liczbę produktów, wymagania magazynowe oraz obszar dystrybucji.
Następnie należy porównać operatorów pod kątem doświadczenia branżowego, dostępnych usług, infrastruktury i możliwości technologicznych. Ważne jest, czy partner obsługiwał podobne produkty oraz czy potrafi realizować wysyłki na rynki istotne dla przedsiębiorstwa.
Przed podjęciem decyzji warto uzyskać szczegółową ofertę i sprawdzić:
- możliwości obsługi obecnej oraz prognozowanej liczby zamówień,
- procedury zarządzania zapasami,
- sposób kontroli poprawności kompletacji,
- dostęp do informacji o zamówieniach i przesyłkach,
- rozwiązania stosowane w razie zakłóceń,
- zasady komunikacji i rozwiązywania problemów,
- zabezpieczenia obiektu i organizację procesów magazynowych.
Dobrym rozwiązaniem jest również wizyta w magazynie lub centrum realizacji zamówień. Pozwala ona zobaczyć infrastrukturę, organizację pracy i warunki przechowywania produktów.
Outsourcing jako element dalszego rozwoju
Przekazanie logistyki operatorowi opłaca się przede wszystkim wtedy, gdy własne procesy zaczynają ograniczać rozwój firmy. Najczęstsze sygnały to brak powierzchni, rosnące koszty, problemy z terminowością, błędy w zamówieniach, niewystarczająca technologia oraz trudności z obsługą sezonowych wzrostów sprzedaży.
Dobrze dobrany partner 3PL może zapewnić dostęp do magazynów, pracowników, systemów i sieci transportowej bez konieczności samodzielnego budowania całego zaplecza. Warunkiem jest jednak dokładna analiza potrzeb, porównanie pełnych kosztów oraz precyzyjne określenie standardów obsługi.
Outsourcing logistyczny nie jest więc wyłącznie sposobem na ograniczenie codziennych obowiązków. Może stać się narzędziem, które zwiększa elastyczność przedsiębiorstwa, wspiera skalowanie sprzedaży i pozwala skoncentrować zasoby na dalszym rozwoju.
