Fulfillment nie ogranicza się wyłącznie do magazynowania i wysyłki paczek. Usługa obejmuje cały proces obsługi zamówienia, czyli przyjęcie towaru na magazyn, ewidencję stanu magazynowego, składowanie, kompletację, pakowanie, wysyłkę oraz obsługę zwrotów.
Zlecając fulfillment zewnętrznemu operatorowi logistycznemu, firma przekazuje istotną część operacji realizowanych po złożeniu zamówienia.
Fulfillment powinien być dopasowany do modelu sprzedaży
Oczywiście potrzebny zakres obsługi ustalany jest indywidualnie, w zależności od potrzeb firmy. W praktyce nieco inaczej wygląda realizacja pojedynczych zamówień B2C, inaczej wysyłek hurtowych B2B, a jeszcze inaczej obsługa wielu kanałów sprzedaży z jednego zapasu. Różne mogą być również wytyczne odnośnie pakowania, etykietowania czy terminów wysyłki. Istotnym elementem są również warunki w zakresie obsługi zwrotów.
Przed rozpoczęciem współpracy ustalić należy liczbę SKU, przeciętną i maksymalną liczbę zamówień, sezonowe wzrosty sprzedaży, wymagania przewoźników, sposób pakowania oraz zakres potrzebnych integracji. Ustalenia te pozwolą ocenić, czy operator będzie w stanie utrzymać jakość obsługi, również w sezonie wysokim.
Fulfillment w praktyce
Pierwszym etapem jest oczywiście przyjęcie i weryfikacja towaru. Produkty trafiają do odpowiednich lokalizacji, a w systemie magazynowym rejestrowane są aktualne stany magazynowe. Po wpłynięciu zamówienia dane przekazywane są bezpośrednio do operatora, odpowiedni zakres towarów zostaje przydzielony do zamówienia, skompletowany, a następnie sprawdzony i zapakowany.
Na etapie pakowania niekiedy realizowane są również sługi dodatkowe, jak np. wkładki promocyjne czy tworzenie określonych zestawów produktowych. Gotowa przesyłka następnie jest oznaczana i przekazywana przewoźnikowi.
Fulfillment obejmuje również obsługę zwrotów oraz ocenę towaru i decyzję o jego ewentualnym ponownym wprowadzeniu do sprzedaży.
Poprawna integracja
Aby usługa fulfillment przebiegała sprawnie, wymagana jest szybka i poprawna wymiana danych.
System WMS wspiera kontrolę w zakresie stanów magazynowych, lokalizacji produktów oraz kompletacji i pakowania. Z kolei poprawna integracja z systemem sprzedażowym lub systemem zarządzania zamówieniami umożliwia automatyczne przekazywanie zamówień i aktualizowanie informacji o stanach magazynowych.
Podejmując współpracę z operatorem logistycznym warto zatem sprawdzić, jakie oferuje on integracje i czy zapewnia on dostęp do informacji o aktualnych stanach magazynowych, przesyłkach oraz w jaki sposób raportowane są ewentualne błędy, opóźnienia i zwroty.
Przejrzyste raporty i sprawna komunikacja w znacznym stopniu zmniejszają ryzyko utraty kontroli, która może pojawić się po przekazaniu procesów firmie zewnętrznej.
Skalowalność
Jedną z głównych zalet outsourcingu fulfillment jest możliwość łatwiejszej obsługi zmian wolumenu. To bardzo istotny element w przypadku e-commerce W przypadku własnego magazynu, dość częstym problemem, pojawiającym się w sezonach wysokich, są ograniczenia w zakresie dostępnej powierzchni, liczby pracowników czy wyposażenia. Operator 3PL dysponujący odpowiednią infrastrukturą może natomiast przejąć większy wolumen, np. w szczytowym okresie sezonu, podczas większych kampanii sprzedażowych czy premier produktów.
Warto jednak pamiętać, iż outsourcing nie zawsze jest rozwiązaniem najkorzystniejszym. Przed podjęciem współpracy zawsze należy wnikliwie porównać wszystkie koszty, uwzględniając koszty magazynu, utrzymania personelu i całego systemu, a także kwestię składowania opakowań, obsługi dostaw, kompletacji, wysyłek i zwrotów.
Na co zwrócić uwagę?
Warto pamiętać, ze cena pojedynczej wysyłki nie obrazuje całkowitego kosztu usługi. Rozliczenie za usługę fulfillment może obejmować opłatę podstawową, magazynowanie, przyjęcie towaru, kompletację, pakowanie, materiały, zwroty czy dodatkowe integracje IT.
Przed podpisaniem umowy warto dokładnie ustalić strukturę opłat i zakres czynności zawartych w cenie.
Bardzo istotnym elementem jest również standard obsługi. W tym przypadku koniecznie należy doprecyzować i ustalić oczekiwany czas realizacji zamówień, dokładność kompletacji, zasady raportowania, sposób obsługi w okresach wzmożonej sprzedaży oraz warunki zakończenia współpracy.
Jasne ustalenia ułatwiają późniejszą ocenę jakości usługi.
Kontrola jakości nadal pozostaje ważna
Outsourcing odciąża firmę jednak nie powinien oznaczać rezygnacji z nadzoru. Błędy kompletacji, opóźnienia, uszkodzenia czy rozbieżności w stanach magazynowych wpływają nie tylko na wysokość kosztów operacyjnych ale również na finalny poziom obsługi klienta.
Warto zatem w sposób stały kontrolować poprawność kompletacji, terminowość wysyłek, zgodność stanów systemowych z faktycznym stanem magazynowym, czas realizacji zamówień oraz sprawność obsługi zwrotów.
Znaczenie ma również sposób pakowania. W przypadku produktów niektórych marek, opakowanie jest częścią doświadczenia zakupowego, dlatego sposób zabezpieczenia produktu, materiały i elementy brandingu powinny być jasno ustalone z operatorem logistycznym.
Dobry fulfillment powinien wspierać rozwój firmy
Największą wartością fulfillment jest nie samo przeniesienie towaru do zewnętrznego magazynu, ale oddanie powtarzalnego procesu realizacji zamówień w kompetencje wyspecjalizowanego operatora. Dobrze przygotowana współpraca może zwiększyć elastyczność operacji, ułatwić obsługę wzrostu sprzedaży i ograniczyć zaangażowanie własnego zespołu w bieżące zadania magazynowe.
W MW Logistics oferujemy rozwiązania fulfillment możliwie najlepiej dopasowane do specyfiki produkt, charakteru klienta oraz skali działalności. Zapraszamy do kontaktu.
