Wynajem magazynu z obsługą to rozwiązanie gdzie firma korzysta nie tylko z powierzchni magazynowania, ale także z realizacji procesów przez operatora logistycznego.
W zależności od ustalonego zakresu współpracy mogą one obejmować obsługę przepływu produktów, organizację przyjęć i wydań, przygotowanie wysyłek czy dostosowanie przestrzeni do konkretnego modelu działalności.
Powierzchnia magazynowa nie jest w tym przypadku jedynym kryterium jakie należy brać pod uwagę. Bardzo ważnymi elementami są także infrastruktura obiektu, możliwości operacyjne, lokalizacja, warunki finansowe oraz elastyczność operatora. Magazyn powinien odpowiadać zarówno bieżącym potrzebom, jak i planom rozwoju firmy.
Czym jest wynajem magazynu z obsługą?
Klasyczny wynajem polega przede wszystkim na udostępnieniu określonej powierzchni magazynowej. Organizacja pracy, wyposażenie obiektu, utrzymanie zapasów czy bieżąca obsługa operacji magazynowych pozostają po stronie najemcy.
W przypadku magazynu z obsługą część tych obowiązków przejmuje operator logistyczny. Model realizowany jest przez tzw. firmy 3PL, obsługujących jednocześnie klientów o różnych wymaganiach w zakresie składowania, przeładunku i wysyłki. Z tego powodu szczególne znaczenie mają możliwość zmiany układu regałów, rozdzielania strumieni produktów, skalowania zajmowanej powierzchni oraz sprawna organizacja pracy w strefach przyjęć i wydań.
Przed podpisaniem umowy z operatorem warto dokładnie ustalić, które czynności wchodzą w zakres usługi.
Potrzeby operacyjne
Poszukiwanie magazynu warto rozpocząć od przygotowania szczegółowej listy oczekiwań. Lista uwzględniać powinna między innymi:
- ilość i rodzaj składowanych produktów
- sposób ich przechowywania
- liczbę dostaw i wysyłek
- sezonowe zmiany zapotrzebowania
- wymagania dotyczące powierzchni przyjęć i wydań
- zapotrzebowanie na część biurową lub wydzielone strefy
- przewidywany rozwój działalności
Powierzchnia magazynu nie może być obliczana wyłącznie na podstawie obecnego poziomu zapasów. Uwzględnić należy również korytarze transportowe, strefy operacyjne oraz przestrzeń niezbędną do bezpiecznego przemieszczania urządzeń i pracowników. Warto uwzględnić również ewentualny zapas powierzchni wynikający z planu rozwoju firmy i zmian wolumenu towarów.
Wysokość, układ i stan techniczny magazynu
Wysokość składowania to bardzo istotny parametr. Należy przy tym brać pod uwagę nie wysokość budynku w najwyższym miejscu, ale także najniższy element ograniczający przestrzeń, np. instalację przeciwpożarową, oświetlenie czy przewody wentylacyjne. To właśnie rzeczywista wysokość użytkowa decyduje o liczbie poziomów regałowych i pojemności magazynu.
Znaczenie ma również rozstaw słupów. Powinien umożliwiać ustawienie zaplanowanego systemu regałowego oraz swobodne wyznaczenie dróg transportowych. Niekorzystny układ konstrukcyjny może ograniczać wykorzystanie powierzchni, utrudniać manewrowanie wózkami i zmniejszać wydajność procesów.
Podczas oględzin należy sprawdzić stan posadzki, jej równość oraz nośność. Pęknięcia i nierówności mogą wpływać na bezpieczeństwo pracy, eksploatację wózków oraz stabilność regałów. Weryfikacji wymagają również dach, ściany, izolacja, drzwi i pozostałe elementy konstrukcyjne budynku.
Doky, bramy i plac manewrowy
Strefa przeładunkowa łączy magazyn z transportem zewnętrznym. Jej organizacja wpływa bezpośrednio na sprawność przyjmowania dostaw i wysyłania towarów.
Należy ocenić liczbę i rodzaj bram, stan ramp, uszczelnień oraz urządzeń wyrównujących poziom pomiędzy pojazdem a magazynem. Liczba stanowisk powinna odpowiadać częstotliwości dostaw i wydań. W działalności o dużej rotacji produktów zbyt mała liczba doków może powodować kolejki pojazdów i przestoje w pracy.
Równie ważny jest plac manewrowy. Sama obecność ramp nie oznacza jeszcze, że samochód ciężarowy będzie mógł bezpiecznie podjechać, zawrócić i ustawić się przy bramie. Trzeba sprawdzić szerokość dróg wewnętrznych, sposób organizacji ruchu, odwodnienie terenu oraz dostępność miejsc do czasowego postoju naczep i pojazdów.
Infrastruktura potrzebna do obsługi magazynu
Nowoczesna działalność magazynowa wymaga odpowiedniego zaplecza technicznego. Jednym z podstawowych elementów jest instalacja elektryczna. Jej moc powinna wystarczyć do zasilania oświetlenia, urządzeń przeładunkowych, ładowarek do akumulatorów, przenośników oraz ewentualnych systemów automatyki.
Warto sprawdzić także:
- stan i zasięg instalacji grzewczej, wentylacyjnej lub klimatyzacyjnej,
- rodzaj oraz aktualny stan zabezpieczeń przeciwpożarowych,
- jakość i energooszczędność oświetlenia,
- dostępność stabilnego internetu i infrastruktury telekomunikacyjnej,
- możliwość korzystania z systemów zarządzania magazynem,
- monitoring, alarmy i kontrolę dostępu,
- ogrodzenie terenu i bezpieczeństwo parkingów.
Znaczenie ma nie tylko obecne zapotrzebowanie na energię, ale również możliwość jego zwiększenia.
Rozbudowa instalacji już po uruchomieniu magazynu może być kosztowna i czasochłonna. Dotyczy to zwłaszcza obiektów przeznaczonych do obsługi e-commerce, w których wykorzystywane są przenośniki, urządzenia sortujące i liczne stanowiska ładowania.
Jak ocenić możliwości operatora logistycznego?
Wynajem magazynu z obsługą wymaga oceny zarówno samego budynku, jak i organizacji pracy operatora. Obiekt może mieć dobre parametry techniczne, a mimo to nie odpowiadać potrzebom przedsiębiorstwa ze względu na ograniczoną elastyczność procesów.
Operator obsługujący wielu klientów powinien mieć możliwość rozdzielenia ich towarów i strumieni wysyłkowych. Ważna jest także elastyczna konfiguracja regałów, dostęp do kilku stanowisk przeładunkowych oraz rezerwa mocy potrzebna do uruchamiania dodatkowych urządzeń.
W przypadku szybko rozwijających się firm istotne są możliwości zwiększenia wykorzystywanej powierzchni. Warto ustalić, czy operator dysponuje sąsiednimi strefami magazynowymi, dodatkowymi miejscami paletowymi lub rozwiązaniami pozwalającymi obsłużyć większe wolumeny w okresach szczytowych.
Skalowalność i możliwość dostosowania obiektu do potrzeb różnych klientów to obecnie najważniejsze cechy magazynów, wykorzystywanych przez operatorów 3PL.
Lokalizacja wpływa na koszty całej logistyki
Niższa cena magazynu położonego daleko od głównych tras transportowych nie zawsze oznacza oszczędność. Dłuższy dojazd do klientów, dostawców lub terminali może zwiększać koszty transportu i wydłużać czas realizacji dostaw.
Przy wyborze lokalizacji należy uwzględnić:
- dostęp do głównych dróg i węzłów komunikacyjnych,
- odległość od klientów oraz dostawców,
- natężenie ruchu w godzinach szczytu,
- możliwość sprawnego dojazdu samochodów ciężarowych,
- dostępność pracowników w danym regionie,
- komunikację publiczną dla zatrudnionych,
- lokalne ograniczenia dotyczące ruchu pojazdów i godzin pracy.
W niektórych przypadkach bliskość odbiorców ma szczególnie duże znaczenie. W magazynach regionalnych ważniejsze mogą być natomiast połączenia z głównymi trasami oraz możliwość obsługi dużych ładunków paletowych.
Koszt lokalizacji powinien być więc oceniany razem z kosztami transportu i dostępnością personelu, a nie jako odrębna pozycja.
Ile kosztuje wynajem magazynu z obsługą?
Stawka za powierzchnię jest tylko jednym z elementów całkowitego kosztu. Ostateczna wysokość wydatków może zależeć także od standardu budynku, lokalizacji, liczby doków, wysokości składowania, infrastruktury technicznej oraz zakresu usług realizowanych przez operatora.
Przy analizie oferty należy ustalić, czy podana cena obejmuje:
- korzystanie z powierzchni magazynowej,
- opłaty eksploatacyjne,
- energię i pozostałe media,
- ochronę oraz monitoring,
- utrzymanie części wspólnych,
- dostęp do infrastruktury informatycznej,
- adaptację pomieszczeń,
- obsługę operacji magazynowych,
- bieżące utrzymanie wyposażenia.
Osobnego sprawdzenia wymagają kaucje, opłaty początkowe, zasady waloryzacji, koszty prac adaptacyjnych oraz ewentualne rozliczenia dodatkowych wydatków eksploatacyjnych.
Warto pamiętać, iż podstawowa stawka czynszu nie przedstawia pełnego kosztu użytkowania obiektu. Media, zabezpieczenia, telekomunikacja, wyposażenie wnętrza i inne elementy rozliczane są zazwyczaj oddzielnie.
Co powinno znaleźć się w umowie?
Umowa musi dokładnie określać odpowiedzialność każdej ze stron. W przypadku magazynu z obsługą należy opisać osobno warunki korzystania z powierzchni oraz zakres procesów realizowanych przez operatora.
Szczególnej uwagi wymagają:
- czas obowiązywania umowy,
- termin udostępnienia powierzchni i rozpoczęcia naliczania opłat,
- zasady przedłużenia współpracy,
- możliwość zwiększenia lub zmniejszenia powierzchni,
- warunki wcześniejszego zakończenia umowy,
- harmonogram zmian cen,
- odpowiedzialność za dach, instalacje i konstrukcję obiektu,
- zasady wykonywania prac adaptacyjnych,
- zakres utrzymania, ochrony i obsługi technicznej,
- sposób rozliczania kosztów dodatkowych.
Wszystkie ustalenia dotyczące obowiązków operatora powinny być jednoznaczne. Pozwala to ograniczyć ryzyko sytuacji, w której część czynności uznawanych przez klienta za element usługi okazuje się dodatkowo płatna albo pozostaje po jego stronie.
Wymogi formalne i przeznaczenie obiektu
Przed rozpoczęciem działalności należy potwierdzić, że obiekt może być wykorzystywany zgodnie z planowanym przeznaczeniem. Inne wymagania mogą dotyczyć zwykłego składowania, inne działalności produkcyjnej, przechowywania żywności czy materiałów wymagających szczególnych zabezpieczeń.
Weryfikacji wymagają między innymi dopuszczony sposób użytkowania, ochrona przeciwpożarowa, ograniczenia środowiskowe, możliwość prowadzenia działalności w określonych godzinach oraz warunki ruchu ciężkich pojazdów. Należy również sprawdzić historię użytkowania nieruchomości i ewentualne wcześniejsze problemy środowiskowe.
Ocena zgodności powinna być przeprowadzona z uwzględnieniem przepisów obowiązujących w Polsce, lokalnych uwarunkowań oraz rodzaju przechowywanych produktów.
Najważniejsze pytania przed wyborem magazynu
Przed podjęciem decyzji warto uzyskać odpowiedzi na kilka podstawowych pytań:
- Czy powierzchnia wystarczy również po zwiększeniu skali działalności?
- Jaka jest rzeczywista wysokość użytkowa magazynu?
- Czy posadzka wytrzyma planowane obciążenia?
- Czy liczba bram i wielkość placu odpowiadają natężeniu dostaw?
- Czy instalacja elektryczna pozwala na dalszą automatyzację?
- Jakie zabezpieczenia przeciwpożarowe i systemy ochrony ma obiekt?
- Jakie dokładnie operacje wykonuje operator?
- Które opłaty są zawarte w cenie, a które rozliczane oddzielnie?
- Czy można elastycznie zwiększyć wykorzystywaną powierzchnię?
- Czy obiekt może być legalnie użytkowany zgodnie z planowaną działalnością?
Dobrze dobrany magazyn
Wynajem magazynu z obsługą może ograniczyć konieczność samodzielnego organizowania całego zaplecza logistycznego. Warunkiem jest jednak właściwe dopasowanie obiektu, infrastruktury oraz zakresu usług do rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa.
Najlepszym punktem wyjścia jest analiza całego procesu: od dostawy towaru, przez składowanie i obsługę wewnętrzną, aż po wysyłkę. Dopiero na tej podstawie można porównać lokalizacje, standard obiektów, możliwości operatorów i pełne koszty współpracy. Dobrze wybrany magazyn nie jest jedynie miejscem przechowywania produktów, lecz elementem systemu, który pomaga sprawnie obsługiwać zamówienia i zwiększać skalę działalności.
